Teil vier der sechsteiligen Serie mit Tipps für Ihre Präsentationen und Reden. Von Michael Moesslang. –
Die meisten Präsentationen werden entweder vor Kunden oder internen Teams gehalten. Es sind entweder Präsentationen, die etwas verkaufen sollen, oder in denen Sachverhalte geklärt werden sollen.
Insofern sollte das jeweilige Ziel klar sein. Ist es oft aber nicht.
Das Ziel einer Präsentation
Denken Sie an Ihre letzte Präsentation. Was genau war das Ziel? … Ah, das können Sie jetzt nicht so genau sagen? Oder ist es so etwas wie: „die Teilnehmer von der Sache XY überzeugen“. „Oh, come on!“ würde der Amerikaner jetzt rufen! Sie wissen genau, dass das keine richtige Zieldefinition ist! Denn jetzt folgt nämlich die nächste Frage: Haben Sie Ihr Ziel erreicht?
Wie sollte das Ziel einer Präsentation aussehen?
Sie sollten sich vor allem notieren, was genau und bis wann erreicht sein soll. Einfach und wichtig dabei ist „notieren“, denn nur schriftliche Gedanken werden klar genug formuliert und sind überprüfbar, und „bis wann“ – einen Termin festzulegen ist ebenfalls einfach. Das muss übrigens nicht das Ende der Präsentation sein. Denn in der Praxis ist ja eine Präsentation ein Element – wenn auch ein wichtiges, da weichenstellendes – in einem großen Prozess. Im Prozess der Geschäftsanbahnung oder des Projektes nämlich.
Nicht ganz so einfach im vorhin genannten Satz ist „was genau“.
Deshalb hier ein paar zusätzliche Informationen:
- Im Publikum sitzen mehrere Menschen mit unterschiedlichen Funktionen und Positionen, vermutlich auch mit unterschiedlicher Entscheidungskompetenz in ihren jeweiligen Bereichen. Das bedeutet zuerst, dass Sie sich Gedanken machen, wer alles im Publikum sitzt und was genau diese Personen tun könnten, um das Projekt voranzutreiben. Wer kann welche Entscheidungen treffen, wer kann welche Aufgaben übernehmen aufgrund seiner Fähigkeiten und seines Aufgabenbereiches und dergleichen.
Übrigens: Wenn Sie beim Kunden präsentieren, ist es manchmal gar nicht so einfach zu erfahren, wer teilnehmen wird. Fragen Sie, und wenn Sie keine befriedigende Antwort erhalten, fragen Sie gleich: „Wann darf ich Sie wieder anrufen, um die Teilnehmerliste zu erhalten?“ Das müssen Sie womöglich mehrmals tun, doch es lohnt sich, die Teilnehmer und deren Funktionen wirklich zu kennen. - Nun überlegen Sie, was Sie von jedem einzelnen erwarten. Wer soll welche Entscheidungen treffen oder Aufgaben übernehmen? Notieren Sie das.
- Wen müssen Sie dazu wie überzeugen? Ein Techniker braucht andere Informationen als ein Geschäftsführer oder Einkäufer. Richten Sie Ihre Strategie entsprechend der einzelnen Personen im Publikum aus. Den Techniker interessiert Leistung und Bedienbarkeit, den Einkäufer interessiert das Finanzielle, den Geschäftsführer der Beitrag zur Unternehmensentwicklung.
Achten Sie aber nicht nur auf die Funktion sondern auch auf die Persönlichkeit. Wer liebt Details und möchte alles ganz genau erklärt haben? Wer möchte schnell wissen, was ihm das bringt, ohne sich mit Details aufzuhalten? Jeder Mensch hat – unabhängig von seiner Aufgabe und Position – eine andere Art, Informationen anzunehmen und zu verarbeiten.
Das genaue Festlegen des Ziels bzw. der personenbezogenen Ziele wird Ihnen helfen, sich in Ihrer Präsentation zu fokussieren und genau die Inhalte bringen zu können, die diese Ziele unterstützen. Dadurch erkennen sie Überflüssiges und können es eliminieren.
Teil- und Nebenziele
Neben dem Hauptziel gibt es durchaus noch eine Menge möglicher Nebenziele, die je nach Situation mehr oder weniger wichtig für Sie sein können.
Wollen Sie die Präsentation zum Anlass nehmen, um Nebenthemen zu klären, beispielsweise Konflikte, Urlaubsplanungen oder Zusatzverkauf?
Was sind die drei wichtigsten Aussagen, die Ihre Teilnehmer auch nach zwei Tagen noch parat haben sollen? In Ihrer Präsentation geben Sie vermutlich Hunderte Informationen weiter. Überschätzen Sie die Kapazitäten Ihrer Teilnehmer nicht, in der Regel können diese nach zwei Tagen höchstens drei Punkte aufzählen. Diese Punkte sollten Sie festlegen und es nicht dem Zufall überlassen, welche drei sich die Teilnehmer merken.
Welche Auswirkung soll die Präsentation auf Sie persönlich, insbesondere auf Ihre Karriere und Ihre Beziehung zu den Teilnehmern haben? Wollen Sie sich profilieren? – Eine Präsentation ist immer eine gute Gelegenheit, Ihr Können unter Beweis zu stellen.
Welche Auswirkung soll die Präsentation auf die Beziehung zum Kunden haben? Jeder Kontakt, insbesondere eine Präsentation, ist eine imagebildende Maßnahme. Das Unternehmensimage zu pflegen, ist automatisch Ihre Aufgabe.
Von dieser Art von Zielen gibt es sicher noch einige, doch sie hängen von Ihrer Situation ab. Die wenigsten Präsentatoren machen sich über diese Ziele konkrete Gedanken und verpassen dadurch wichtige Chancen.
Am Ende die Handlungsaufforderung
Sind Ihnen Ihre Ziele klar, wissen Sie ja genau, was Sie von den einzelnen Teilnehmern erwarten oder zumindest erhoffen. Daraus ergibt sich eine klare Handlungsaufforderung. Im angelsächsischen Raum heißt es „eine Rede ohne Call-to-Action ist keine Rede“. Das mag im deutschsprachigen Raum nicht so eng gelten, doch ohne Handlungsaufforderung bleiben die Teilnehmer oft im Unklaren darüber, was Sie von ihnen erwarten. Erwarten Sie nicht, dass diese „sich das schon denken können“. Wenn Teilnehmer nicht konkret zu etwas aufgefordert werden, werden sie tendenziell eher nichts tun.
Bei einer internen Präsentation heißt dies in jedem Falle: Erstellen Sie zusammen mit den Teilnehmern eine Liste, auf der steht, wer was genau und bis wann zu erledigen hat. Diese Liste wird als Protokoll jedem zugestellt.
Bei Kundenpräsentationen ist dies manchmal auch möglich und sinnvoll. Bei Erstpräsentationen wird wohl eher ein Aufruf am Ende Ihrer Präsentation stehen, der nicht schriftlich terminiert wird. Doch machen Sie diesen Aufruf, diese Handlungsaufforderung, in jedem Fall, sonst bleibt Ihre Präsentation womöglich ergebnislos.
Autor: Michael Moesslang
© Rhetorikmagazin
Michael Moesslang ist „Der Hitchcock der Präsentation“, 5-Sterne-Redner, Top-100-Excellence-Trainer, Coach, Erfolgsautor und Experte für spannende und überzeugende Präsentationen. Er ist Inhaber des PreSensation Institute in München.
Seine Überzeugung ist, dass jeder einzelne durch die eigene persönliche Wirkung und durch Selbstsicherheit im Auftreten zum positiven Botschafter für sich und sein Unternehmen wird. Als Experte seines Faches bezieht Michael Moesslang aktuelle Erkenntnisse aus der Psychologie und den Verhaltenswissenschaften ein. Sein Buch „So würde Hitchcock präsentieren: Überzeugen Sie mit dem Meister der Spannung“ (Werbung) führte wochenlang die Bestsellerliste „Präsentation“ bei Amazon an.
